Eine Festplatte kann bei Dateien genau zwei Fehlerkategorien haben. Es gibt logische und physikalische Fehler.
Ein logischer Fehler liegt bei funktionsfähiger Hardware vor, wenn allerdings kein zugelassener Zugriff auf Daten oder Datenteile mehr möglich ist.
Aussichtsreichere logische Fehler
Dieser Fehler oder Zustand erfolgt durch versehentlich ausgeführtes Löschen, unachtsames Formatieren oder Partitionieren. Er kann durch ein fehlerhaftes Dateisystem oder Viren hergestellt werden. Die Daten sind zwar irgendwo auf dem Speicher vorhanden, können jedoch nicht mehr gefunden werden. Die Daten in dem Inhaltsverzeichnis des Dateisystems sind nicht mehr gelistet oder positioniert.
Bei einem logischen Fehler kann die Information wieder erstellt, rekonstruiert werden, vorausgesetzt, es wurden dort, wo die Daten waren, keine anderen Daten gespeichert, da dabei die gewünschten überschrieben wurden.
Bei Windows gibt es Metadaten, die zu den Dateien geschrieben werden, zum Beispiel von exklusiveren oder portierten Programmen, die öfter auf diese Weise verloren gehen und nicht mehr per File Recovery hergestellt werden können. Formatierer und Partitionieren führen oft nicht mit der gebotenen Sorgfalt die Integritätsprüfungen durch oder verschieben aus Zeitgründen die Dateifragmente nicht und überlassen dies den zeitgünstigeren Back-up-Programmen, die vor den Operationen hätten ausgeführt werden sollen.
Das File Recovery ist deshalb bei logischen Fehlern so oft erfolgreich, weil die Festplatte sequenziell durchgelesen werden kann, ohne die Sprungmarken zu verwenden, die einen beschleunigten Zugriff ermöglichen sollen. Back-up und Partitionieren sind gute Mittel um logischen Fehler vorzubeugen.
Hoffnungslosere physikalische Fehler
Ein physikalischer Fehler liegt vor, wenn die Hardware einen Fehler hat. Bei elektronischen Schäden ist etwas mit der Steuerplatine defekt. Öfter versagen Bauteile wegen Überspannung durch Stromausfall oder fehlerhaft belasteten, fehlerhaften oder falschen Netzteilen. Der Fehler kann ebenso ein Problem oder Fehler im Basic Input Output System, BIOS, der Festplatte sein. Diese Ausfälle sind von Festplatten oder Flash-Memory-Karten bekannt. Bei diesen Fehlern hilft ein einfaches File Recovery oft nicht mehr. Nach einer Reparatur lohnt sich das File Recovery öfter.
Schwerwiegendere physikalische Defekte sind Fehler an den Schreib-/Leseköpfen. Dies kann ein kaputter Motor oder Crash eine Lese-/Schreibkopfes sein. Beim Crash tritt das Problem auf, dass die Köpfe die Platten zerkratzen. Damit geht die Magnetbeschichtung verloren. Die Daten auf den beschädigten Teilen der Festplatte sind endgültig verloren. Ein File Recovery ist nicht mehr möglich.