PDFolio – Hilfe

PDFolio ist Dein Werkzeugkasten für PDF-Dateien: zusammenfügen, ordnen, bearbeiten, schützen und umwandeln. Diese Seite erklärt die einzelnen Werkzeuge, die Editionen und die Fragen, die uns am häufigsten erreichen.

Auf dieser Seite

Erste Schritte

Nach dem Start siehst Du alle Werkzeuge als Kacheln nebeneinander. Ein Klick öffnet das Werkzeug in einem eigenen Fenster – der Startbildschirm bleibt dahinter sichtbar, sodass Du jederzeit zum nächsten Werkzeug wechseln kannst.

Du kannst PDF-Dateien auch direkt auf den Startbildschirm ziehen. Dann öffnet sich das Zusammenfügen-Fenster mit genau diesen Dateien.

Deine Dokumente bleiben bei Dir.
PDFolio arbeitet vollständig auf Deinem Computer. Es gibt kein Benutzerkonto und keinen Upload. Eine Internet-Verbindung wird nur für die Freischaltung und die Prüfung auf Aktualisierungen gebraucht.

Ein Schloss auf einer Kachel

Das bedeutet, dass dieses Werkzeug zu einer höheren Edition gehört. Ein oranger Hinweis auf der Kachel bedeutet, dass Du Dich in der Testphase befindest – die Ergebnisse tragen dann ein Wasserzeichen.

Zusammenfügen und ordnen

Zusammenfügen & ordnen

Links siehst Du die Seiten Deiner geladenen Dokumente, rechts das Zieldokument. Übernimm einzelne Seiten mit „+ Ziel“ nach rechts und zieh sie dort mit der Maus in die gewünschte Reihenfolge. Jede Quelldatei bekommt eine eigene Farbe – so siehst Du jederzeit, welche Seite woher stammt.

Der Pfeil zwischen den beiden Bereichen übernimmt alle Seiten der gewählten Quelle auf einmal.

Der Name der fertigen Datei wird aus der ersten Quelldatei gebildet, zum Beispiel Rechnung_zusammengefuegt.pdf.

„Als Einzelseiten in Ordner…“ zerlegt das Zieldokument in einzelne PDF-Dateien – eine je Seite. Deshalb wird dort ein Ordner ausgewählt und keine einzelne Datei.

Seiten löschen

Zum Entfernen einzelner Seiten oder zum Herauslösen eines Bereichs – etwa „nur die Seiten 3 bis 5 behalten“.

Das Fenster zeigt alle Seiten als Vorschaubilder. Klick die Seiten an, die Du meinst – oder tipp den Bereich als 1-3,5 ein; beides bleibt synchron. Die Farbe zeigt, was passiert: grün, wenn die Seite behalten wird, rot, wenn sie verschwindet.

Bearbeiten

Text & Bilder bearbeiten

Klick eine Textzeile an und ändere sie. Schriftart, Größe und Farbe der Vorlage werden übernommen, damit die Änderung nicht auffällt. Rechts findest Du die Eigenschaften der angeklickten Zeile.

Bilder im Dokument kannst Du ebenfalls anklicken – und dann durch ein anderes ersetzen oder ganz entfernen.

Zur Einordnung: PDFolio ändert vorhandene Textstellen, es ist kein Textverarbeitungsprogramm. Ein Text, der dadurch länger wird, fließt nicht automatisch auf die nächste Seite um – das gibt das PDF-Format nicht her.

Text hinzufügen

Im selben Fenster kannst Du auch neuen Text setzen: Schalter „✚ Text hinzufügen“ einschalten, auf die gewünschte Stelle klicken und tippen. Der Klickpunkt ist die obere linke Ecke. Die Eingabetaste übernimmt, Esc verwirft.

Einen gesetzten Textblock kannst Du mit der Maus verschieben. Ist er ausgewählt, wirken Größe, Schrift, Farbe sowie fett und kursiv sofort auf ihn; über „Text ändern“ passt Du den Inhalt an, über „Entfernen“ nimmst Du ihn wieder weg.

Besonders nützlich bei eingescannten Formularen. Viele Bögen haben gar keine ausfüllbaren Felder – „Formulare ausfüllen“ meldet dann korrekt, dass keine vorhanden sind. Mit „Text hinzufügen“ setzt Du den Text einfach frei an die richtige Stelle. Zusammen mit „Unterschrift einfügen“ ist das Formular damit fertig zum Verschicken.

Zur Wahl stehen drei geprüfte Standard-Schriften: Helvetica (serifenlos), Times (mit Serifen) und Courier (dicktengleich – gut für Formulare mit Kästchen, weil jeder Buchstabe gleich breit ist). Es handelt sich um einzelne Textblöcke ohne automatischen Umbruch.

Formulare ausfüllen

Öffnest Du ein PDF mit Formularfeldern, erkennt PDFolio diese und zeigt sie Dir als Liste an – Textfelder, Auswahllisten, Ankreuzfelder und Optionsschalter. Du füllst sie aus und speicherst das Dokument.

Auf Wunsch werden die Felder beim Speichern festgeschrieben. Der Inhalt bleibt dann sichtbar, lässt sich aber nicht mehr ändern – sinnvoll, bevor Du das Formular verschickst.

Ergänzen

Wasserzeichen & Seitenzahlen

Wasserzeichen, Kopf- und Fußzeilen sowie eine fortlaufende Nummerierung. Du siehst das Ergebnis in der Vorschau, bevor Du speicherst. Einstellungen, die Du häufiger brauchst, kannst Du als Vorlage sichern und später wieder aufrufen.

Unterschrift einfügen

Platziere ein Bild Deiner Unterschrift an der gewünschten Stelle – ebenfalls mit Vorschau. Das ist eine sichtbare Unterschrift, keine digitale Signatur mit Zertifikat.

Schützen

Passwortschutz

Setz ein Passwort oder entferne ein vorhandenes. Zum Entfernen musst Du das bestehende Passwort kennen – PDFolio kann kein unbekanntes Passwort ermitteln.

Metadaten bearbeiten

Titel, Autor, Thema, Stichwörter und Erstellungsprogramm einsehen, ändern oder löschen – einzeln oder alle Felder auf einmal. Sinnvoll, bevor Du ein Dokument weitergibst: Solche Angaben verraten oft mehr, als einem lieb ist.

Schwärzen

Markiere die Bereiche, die verschwinden sollen. PDFolio entfernt den Inhalt aus dem Dokument – Text, Bilder, Anmerkungen und Formularfelder innerhalb der Markierung sind danach nicht mehr vorhanden.

Warum das wichtig ist: Ein schwarzes Rechteck über einen Text zu legen genügt nicht. Der Text liegt dann weiterhin darunter und lässt sich markieren und kopieren – genau so entstehen die bekannten Pannen mit „geschwärzten“ Dokumenten. PDFolio löscht den Inhalt tatsächlich und prüft das Ergebnis anschließend noch einmal nach. Auf Wunsch werden zusätzlich die Metadaten des Dokuments entfernt.

Die Farbe der Fläche ist frei wählbar: vier Voreinstellungen, eine Palette, ein Eingabefeld für den Farbwert – und eine Pipette, die die Farbe direkt aus dem Dokument aufnimmt. Das ist nützlich bei getöntem Papier, wo eine schwarze Fläche unnötig auffällt.

Die Farbe ändert nichts an der Wirkung. Der Inhalt wird in jedem Fall vollständig entfernt. Wählst Du eine Farbe sehr nah am Hintergrund, weist PDFolio Dich darauf hin: Die Schwärzung ist dann im Ergebnis nicht mehr als solche zu erkennen.

Als Bild exportieren

Speichert einzelne Seiten oder das gesamte Dokument als PNG- oder JPG-Dateien. Vier Auflösungen stehen zur Wahl: 72 dpi für Web und E-Mail, 150 dpi für den Bildschirm, 300 dpi zum Drucken und 600 dpi fürs Archiv.

Umwandeln und verkleinern

Office → PDF

Wandelt Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien in PDF um. Ein installiertes Office-Paket brauchst Du dafür nicht.

Sind im Ausgangsdokument Schriften verwendet, die auf Deinem System fehlen, ersetzt PDFolio sie durch eine passende Alternative. Das Ergebnis kann dann geringfügig anders aussehen als in Office.

Dateigröße verringern

Für Dokumente, die zu groß für den E-Mail-Versand sind. Du wählst zwischen drei Stufen: schonend, ausgewogen und stark. Schriften werden zusammengefasst, Seiteninhalte aufgeräumt und Bilder neu berechnet. Auf Wunsch werden zusätzlich die Metadaten entfernt.

Das Ergebnis ist nicht identisch mit dem Original. Weil Bilder neu berechnet werden, geht dabei Bildqualität verloren – bei „stark“ sichtbar. Bewahr die Ausgangsdatei auf. Ein Dokument, das bereits gut komprimiert ist, wird nicht kleiner; PDFolio sagt Dir das nach dem Durchlauf.

Stapelverarbeitung

Wendet eine Aktion auf viele Dateien gleichzeitig an – Wasserzeichen, Seitenzahlen, Passwort setzen oder entfernen, Metadaten entfernen, Dateigröße verringern, Office → PDF, als Bild exportieren und Kopf- oder Fußzeile. Du siehst den Fortschritt für jede Datei einzeln.

Schwärzen, Formulare und Text bearbeiten sind bewusst nicht dabei: Sie brauchen für jedes Dokument eine eigene Entscheidung.

Speichern

Beim Bearbeiten von Text und Bildern hast Du zwei Wege:

  • Speichern schreibt die Änderungen in die geöffnete Datei zurück. Beim ersten Mal fragt PDFolio nach, weil das Original danach nicht mehr vorhanden ist.
  • Speichern unter… legt eine neue Datei an.

Alle übrigen Werkzeuge legen grundsätzlich eine neue Datei an und lassen das Original unangetastet. Der Zielname entsteht aus dem Originalnamen, zum Beispiel Rechnung.pdf → Rechnung_wasserzeichen.pdf.

Überschreib-Schutz: Existiert die Zieldatei bereits, hängt PDFolio zusätzlich _pdfolio an – damit nichts versehentlich ersetzt wird. Das gilt auch beim Bild-Export, wo je Seite eine Datei entsteht. In den Einstellungen kannst Du den Schutz abschalten.

Plus und Pro

Nach der Installation stehen Dir 15 Tage lang alle Werkzeuge zur Verfügung. Die in dieser Zeit gespeicherten Dokumente tragen ein Wasserzeichen; nach der Freischaltung entfällt es.

Edition Enthält Preis
Plus Zusammenfügen und ordnen, Seiten löschen, Text & Bilder bearbeiten, Text hinzufügen, Formulare ausfüllen, Wasserzeichen und Seitenzahlen, Unterschrift, Passwortschutz, Metadaten, Bild-Export ab 24,99 €
Pro Alles aus Plus, zusätzlich Office → PDF, Dateigröße verringern, Schwärzen und Stapelverarbeitung ab 39,99 €

Beide Editionen sind ein Einmal-Kauf, kein Abonnement – und wahlweise für 1, 3 oder 5 Geräte erhältlich. Aktualisierungen sind 12 Monate lang enthalten; die Software läuft danach unverändert weiter.

Lizenz freischalten: Klick oben rechts auf „Freischalten“ – oder, wenn bereits eine Lizenz eingetragen ist, auf Einstellungen ▸ Lizenz-Verwaltung. Gib Deinen Lizenz-Schlüssel ein und bestätige. Den Schlüssel bekommst Du nach dem Kauf per E-Mail; er hat die Form PFO-PLS-DIR-XXXXX-XXXXX-CC beziehungsweise PFO-PRO-… bei der Pro-Edition. Die Bindestriche darfst Du mitkopieren – PDFolio räumt die Eingabe selbst auf.

Auf einem anderen Gerät nutzen

Dein Lizenz-Schlüssel gilt für die gekaufte Anzahl an Geräten. Willst Du auf einen neuen Rechner umziehen und ist die Anzahl bereits ausgeschöpft, melde Dich bei unserem Support – wir geben den Platz für Dich wieder frei.

Aktualisierungen

PDFolio prüft beim Start, ob eine neuere Fassung vorliegt. Diese Prüfung kannst Du in den Einstellungen abschalten und dort auch jederzeit von Hand anstoßen.

Was vor jeder Installation geprüft wird: PDFolio kontrolliert bei jeder heruntergeladenen Datei die Prüfsumme und die Code-Signatur. Stimmt eines von beiden nicht, wird abgebrochen. Diese Prüfung lässt sich nicht abschalten.

Sprachen

PDFolio spricht Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch, Italienisch, Niederländisch, Polnisch, Portugiesisch, Türkisch, Tschechisch und Russisch.

Ohne eigene Auswahl richtet sich die Anzeige nach Deinem Betriebssystem. Unter Einstellungen ▸ Sprache kannst Du eine feste Sprache wählen – die Umstellung wirkt nach einem Neustart des Programms.

Datenschutz

Deine Dokumente verlassen Deinen Rechner nicht. Es gibt kein Benutzerkonto und keinen Upload.

Eine anonyme Nutzungsstatistik ist ab Werk ausgeschaltet. Schaltest Du sie ein, wird ausschließlich übermittelt, welche Funktionen verwendet werden – keine Identität, keine E-Mail-Adresse, kein Lizenz-Schlüssel und keine Datei-Inhalte. Du kannst die Entscheidung in den Einstellungen jederzeit ändern.

Häufige Fragen

Mein Schlüssel wird nicht angenommen.

Prüf zuerst, ob Du ihn vollständig und ohne zusätzliche Zeichen eingefügt hast – beim Kopieren aus einer E-Mail rutscht leicht ein Zeichen mit hinein. PDFolio nennt Dir den Grund: falsche Länge, fremdes Produkt oder eine Edition, die Deine Programmfassung nicht kennt. Im letzten Fall hilft eine Aktualisierung auf die neueste Fassung.

Meine gespeicherten Dateien tragen ein Wasserzeichen.

Dann bist Du noch in der Testphase. Nach der Freischaltung mit einem Lizenz-Schlüssel entfällt das Wasserzeichen – bereits gespeicherte Dokumente musst Du allerdings neu erzeugen.

Genügt es nicht, ein schwarzes Rechteck über den Text zu legen?

Nein. Der Text liegt dann weiterhin im Dokument und lässt sich markieren, kopieren und durchsuchen – die Schwärzung ist rein optisch. Nutz dafür das Werkzeug Schwärzen; es entfernt den Inhalt wirklich.

Mein Formular hat keine ausfüllbaren Felder.

Das ist bei eingescannten Bögen normal – dort gibt es technisch keine Formularfelder. Nimm stattdessen Text & Bilder bearbeiten und dort „✚ Text hinzufügen“: Damit setzt Du den Text frei an die passende Stelle.

Meine Datei wird beim Verkleinern nicht kleiner.

Das kommt bei Dokumenten vor, die kaum Bilder enthalten oder bereits komprimiert wurden. Der größte Gewinn entsteht bei eingescannten Unterlagen und Dokumenten mit Fotos. PDFolio meldet Dir, wenn nichts eingespart werden konnte.

Eine Datei lässt sich nicht öffnen.

Ist das Dokument mit einem Passwort geschützt, entferne den Schutz zuerst über das Werkzeug Passwortschutz. Beschädigte Dateien kann PDFolio nicht reparieren.

Die Zieldatei heißt anders als erwartet.

PDFolio bildet den Zielnamen aus dem Originalnamen, zum Beispiel Rechnung.pdf → Rechnung_wasserzeichen.pdf. Existiert diese Datei schon, wird zusätzlich _pdfolio angehängt, damit nichts versehentlich überschrieben wird. Diesen Schutz kannst Du in den Einstellungen abschalten.

Windows zeigt beim Setup eine Warnung.

Bei frisch veröffentlichten Fassungen meldet sich gelegentlich der SmartScreen-Filter, weil die Datei noch nicht oft heruntergeladen wurde. Klick auf Weitere Informationen und dann auf Trotzdem ausführen. Als Herausgeber muss dort Engelmann Software GmbH stehen – andernfalls brich bitte ab und lade die Datei erneut von engelmann.com.

Unter Linux startet die AppImage-Datei nicht.

Auf neueren Distributionen fehlt häufig das Paket libfuse2. Installier es über die Paketverwaltung Deiner Distribution und starte die Datei erneut.

Auf welchen Systemen läuft PDFolio?

Windows 10 ab Version 1809 und Windows 11 (64 Bit), macOS 11 (Big Sur) oder neuer – für Apple Silicon und für Intel –, sowie Linux (64 Bit, AppImage).

Noch Fragen?

Wenn Dir diese Seite nicht weitergeholfen hat, erreichst Du unseren Support über engelmann.com/pages/support. Bitte nenne uns Dein Betriebssystem und Deine PDFolio-Version (zu finden im Fenster „Über PDFolio“) – das hilft uns, Dir schneller zu helfen.

Unter Einstellungen ▸ Diagnose ▸ Anzeigen findest Du außerdem ein Protokoll, das Du kopieren und Deiner Anfrage beilegen kannst. Es enthält keine personenbezogenen Daten und keine Datei-Inhalte.