Gut gemeinte Analysefunktion durchleuchtet Mitarbeiter bei der Arbeit
Schon lange ist bekannt, dass Microsoft in Windows 10 trotz Datenschutz zahlreiche „Schnüffel- und Spionagefunktionen“ eingebaut hat. Diese analysieren Ihr Verhalten, und sammeln bei jeder sich bietenden Gelegenheit personenbezogene Daten – Ihre Daten! Diese werden dann auf US-Server in Redmond geschickt, analysiert und „wer-weiß-was“ damit gemacht. Soweit so bekannt. Neu ist aber, dass zusätzlich zum Betriebssystem auch die Software Office 365 spioniert – zusammen mit Microsoft Teams – und das leider da, wo Sie sich kaum wehren können – nämlich in Ihrem Betrieb an Ihrem Arbeitsplatz. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie im Büro sind oder – zum Beispiel aufgrund der Corona Pandemie (2020 / 2021) – im Home Office.
Gut gemeint: Optimierung Ihrer Arbeitszeit
Über die Auswertungs-Funktion MyAnalytics innerhalb der Software schickt Microsoft den Mitarbeitern in einem Unternehmen (vermeintlich) wertvolle Daten zum Arbeitsverhalten. Es soll den Mitarbeitern helfen, den Arbeitsalltag zu optimieren, Muster zu erkennen und Zeit zu sparen. Hilfreich bei dieser Überwachung sind dabei sicherlich Informationen wie:
- wann sind an einem Tag zu viel Meetings in der Arbeit angesetzt
- wann bzw. um wie viel Uhr sollte ein Mitarbeiter einmal bewusst eine Pause machen
- wie viel Zeit verloren geht, wenn Aufgaben bei der Arbeit ständig unterbrochen werden durch Anrufe, eine Mail etc. und wie man die Arbeit effizienter gestalten könnte
Kehrseite: Wenn am Arbeitsplatz Office 365 spioniert
Neben diesen vermeintlich hilfreichen Ratschlägen sammelt Office 365 bei der Überwachung aber zum Teil auch noch folgende Informationen:
- Wann und wie ein Mitarbeiter Office 365 Apps benutzt – wie lange er an einem Dokument arbeitet
- Wer chattet und mailt mit wem; wie oft und wie lange am Tag
- Wie lange benötigen Mitarbeiter, bis sie Mails schreiben / beantworten
- Wer sagt wie viele Meetings ab, wer kommt wie oft zu spät
- Wer nutzt Konferenzen per Video – aus der Firma oder auch aus dem Homeoffice
Zwar sind diese Informationen, die Office 365 spioniert, streng vertraulich – und eben nicht für Arbeitgeber, Vorgesetzten, den Chef oder die Geschäftsleitung einsehbar, allerdings gibt es in MyAnalystics Auswertungsoptionen und Möglichkeiten, die Analysen auf Firmenebene ermöglichen. Hier ist es nicht ausgeschlossen, dass Rückschlüsse vom Arbeitgeber über die Arbeitsweise einzelner erfolgen kann.
Denn in den Berichten für die Geschäftsleitung ist fürs Team im gesamten beispielsweise erkennbar:
- Wann Mitarbeiter produktiv arbeiten
- Die E-Mail-Öffnungsrate
- Wann Mails bearbeitet und wann Mails verschickt werden
- Wie schnell Mails beantwortet werden
- Ob Besprechungen pünktlich beginnen / regemäßig überzogen werden
Ziel dieser Auswertungen ist in erster Linie das Verbesserungspotential in der Zusammenarbeit aller Beschäftigten zu erkennen. Auch die Produktivität und Leistung der Beschäftigten soll gefördert werden. Das Office 365 beim Überwachen gleichzeitig die Arbeitsweisen der Arbeitnehmer an den Chef weiterleitet, ist die Kehrseite dieser Art der Auswertung.
In den Voreinstellungen ist erlaubt, dass Office 365 und Microsoft 365 spioniert
Mitarbeiter, die die Analysen nicht bekommen und Ihre Daten aus der Auswertung fernhalten wollen, müssen diese explizit ausschalten. Per Voreinstellung ist das Datensammeln nämlich erlaubt. Um sich von MyAnalytics abzumelden, gehen Sie einfach über Ihr Dashboard in die Systemeinstellungen (Zahnrad-Symbol) wählen hier unter MyAnalytics die Option Einstellung und setzen den Regler auf Off. Hier finden Sie zu diesem Opt-Out (wie Microsoft es nennt) auch eine Schritt-für-Schritt-Anleitung von Microsoft: https://docs.microsoft.com/de-de/workplace-analytics/myanalytics/use/opt-out-of-mya
Sie wollen nicht, dass Office 365 spioniert? Dann werden Sie aktiv.
Wer etwas nicht will, muss es aktiv suchen, finden und irgendwo in den Systemeinstellungen deaktivieren: Das erinnert doch sehr stark an die über 80 Schnüffel- und Spionagefunktionen in Windows 10. Denn auch diese waren per Voreinstellung alle angehakt. Erst durch langes Suchen konnte man dies abstellen und somit die Kontrolle über die eigenen Daten zurückgewinnen.
Um nicht suchen zu müssen, gibt es von uns mit dem Anti-Spy für Windows 10 ein hilfreiches Produkt. Mit einem Klick können Nutzer hier 80 Spionage Funktionen auf einmal deaktivieren, ohne lange zu suchen. Die Anwender kümmern sich quasi selbst um Ihren Datenschutz. Und sollte Windows 11 auch wieder sehr spionier-freudig ausfallen (ganz genau wissen wir das noch nicht) werden wir Ihnen auch hier sicherlich eine neue Lösung mit einem guten Schutz anbieten.
Ganz so aufwändig und kompliziert ist das Abschalten von MyAnalytics natürlich nicht. Aber auch wenn Sie das Recht und einen guten Grund haben: Ob es aber wirklich ratsam ist als Beschäftigter oder Beschäftigte in einem Unternehmen die Nutzung dieser Funktionen zu deaktivieren, das ist eine ganz andere Frage.