Microsoft schnüffelt schon wieder: Office 365 spioniert am Arbeitsplatz.

Gut gemeinte Analysefunktion durchleuchtet Mitarbeiter

Schon lange ist bekannt, dass Microsoft in Windows 10 zahlreiche „Schnüffel- und Spionagefunktionen“ eingebaut hat. Diese analysieren Ihr Verhalten, und sammeln bei jeder sich bietenden Gelegenheit personenbezogene Daten – Ihre Daten! Diese werden dann auf US-Server in Redmond geschickt, analysiert und „wer-weiß-was“ damit gemacht. Soweit so bekannt. Neu ist aber, dass zusätzlich zum Betriebssystem auch Office 365 spioniert – zusammen mit Microsoft Teams – und das leider da, wo Sie sich kaum wehren können – nämlich an Ihrem Arbeitsplatz.

Gut gemeint: Optimierung Ihrer Arbeitszeit

Über die Auswertungsfunktion MyAnalytics schickt Microsoft den Mitarbeitern (vermeintlich) wertvolle Daten zum Arbeitsverhalten. Es soll den Mitarbeitern helfen, den Arbeitsalltag zu optimieren und Muster zu erkennen. Hilfreich sind dabei sicherlich Informationen wie:

  • wann sind an einem Tag zu viel Meetings angesetzt
  • wann sollte ein Mitarbeiter einmal bewusst eine Pause machen
  • wie viel Zeit verloren geht, wenn Aufgaben ständig unterbrochen werden durch Anrufe, E-Mails etc. und wie man dies effizienter gestalten könnte

Kehrseite: Wenn am Arbeitsplatz Office 365 spioniert

Neben diesen vermeintlich hilfreichen Ratschlägen sammelt Office 365 beim Spionieren aber auch noch folgende Informationen

  • Wann und wie ein Mitarbeiter Office 365 Apps benutzt – wie lange er an einem Dokument arbeitet
  • Wer chattet und mailt mit wem; wie oft und wie lange am Tag
  • Wie lange benötigen Mitarbeiter, bis sie Mails schreiben / beantworten
  • Wer sagt wie viele Meetings ab, wer kommt wie oft zu spät

Zwar sind diese Informationen, die Office 365 spioniert, streng vertraulich – und nicht für die Vorgesetzten oder die Geschäftsleitung einsehbar, allerdings gibt es in MyAnalystics Auswertungsoptionen, die Analysen auf Firmenebene ermöglichen. Hier ist es nicht ausgeschlossen, dass Rückschlüsse über die Arbeitsweise einzelner erfolgen kann.

Denn in den Berichten für die Geschäftsleitung ist fürs Team im gesamten beispielsweise erkennbar:

  • Wann Mitarbeiter arbeiten
  • Die E-Mail-Öffnungsrate
  • Wann Mails bearbeitet und verschickt werden
  • Wie schnell Mails beantwortet werden
  • Ob Besprechungen pünktlich beginnen / regemäßig überzogen werden

Ziel dieser Auswertungen ist in erster Linie das Verbesserungspotential in der Zusammenarbeit zu erkennen. Das Office 365 beim Spionieren gleichzeitig die Arbeitsweisen von Mitarbeiter an den Chef weiterleitet ist die Kehrseite dieser Auswertung.

Office 365 spioniert am Arbeitsplatz: Gut gemeinte Analysefunktion durchleuchtet Mitarbeiter
Was als Unterstützung der Mitarbeiter begann, kann zum Ausspionieren missbraucht werden. Die Kehrseite von MyAnalytics.

In den Voreinstellungen ist erlaubt, dass Office 365 spioniert

Mitarbeiter, die die Analysen nicht bekommen und Ihre Daten aus der Auswertung fernhalten wollen, müssen diese explizit ausschalten. Per Voreinstellung ist das Datensammeln nämlich erlaubt. Um sich von MyAnalytics abzumelden, gehen Sie einfach über Ihr Dashboard in die Systemeinstellungen (Zahnrad-Symbol) wählen hier unter MyAnalytics die Option Einstellung und setzen den Regler auf Off. Hier finden Sie zu diesem Opt-Out (wie Microsoft es nennt) auch eine Schritt-für-Schritt-Anleitung von Microsoft: https://docs.microsoft.com/de-de/workplace-analytics/myanalytics/use/opt-out-of-mya

Sie wollen nicht, dass Office 365 spioniert? Dann werden Sie aktiv.

Wer etwas nicht will, muss es aktiv suchen, finden und irgendwo in den Systemeinstellungen deaktivieren: Das erinnert doch sehr stark an die über 80 Schnüffel- und Spionagefunktionen in Windows 10. Denn auch diese waren per Voreinstellung alle angehakt. Erst durch langes Suchen konnte man dies abstellen.

Um nicht suchen zu müssen, gibt es von uns mit dem Anti-Spy für Windows 10 ein hilfreiches Tool. Mit einem Klick können Sie hier 80 Spionage-Funktionen auf einmal deaktivieren, ohne lange zu suchen. Und sollte Windows 11 auch wieder sehr spionier-freudig ausfallen (ganz genau wissen wir das noch nicht) werden wir Ihnen auch hier sicherlich eine Lösung anbieten.

Ganz so aufwändig und kompliziert ist das Abschalten von MyAnalytics natürlich nicht. Ob es aber wirklich ratsam ist, in der Firma diese Funktion zu deaktivieren, das ist eine ganz andere Frage.